Belajar Excel: Cara Mengurutkan Data (Satu & Multi Kolom)
Saat belajar excel, hal pertama yang wajib dikuasai oleh seorang analis data atau manajer operasional adalah cara mengurutkan data. Bayangkan Anda baru saja menerima rekap penjualan bulanan dari 5 cabang. Datanya berantakan. Anda butuh melihat cabang mana yang penjualannya tertinggi, atau butuh menyusun daftar karyawan berdasarkan nama belakang lalu departemen. Di Excel, mengurutkan data bukan sekadar klik tombol A-Z, tapi memahami bagaimana Excel membaca hierarki data Anda.
🎯 Masalah Nyata
Anda memiliki data penjualan dengan kolom Last Name, First Name, Branch, dan Sales. Anda perlu mengurutkannya berdasarkan Cabang (A-Z), lalu di dalam cabang yang sama, diurutkan berdasarkan Penjualan dari yang terbesar ke terkecil.
Data Contoh (Sebelum Diurutkan)
Salin data di bawah ini ke Excel untuk mengikuti praktikum ini:
🛠️ Langkah 1: Mengurutkan Satu Kolom (Quick Sort)
Jika Anda hanya perlu mengurutkan berdasarkan satu kolom (misalnya Sales dari terbesar ke terkecil):
- Klik sel mana saja di dalam kolom Sales (misal sel D2).
- Pergi ke tab Data, di grup Sort & Filter.
- Klik ikon Z → A (Sort Largest to Smallest).
🛠️ Langkah 2: Mengurutkan Beberapa Kolom (Custom Sort)
Untuk mengurutkan berdasarkan Branch dulu, baru Sales, kita butuh dialog Sort:
- Klik sel mana saja di dalam tabel data.
- Pergi ke tab Data → grup Sort & Filter → klik tombol besar Sort (bukan ikon AZ/ZA kecil).
- Pastikan kotak “My data has headers” tercentang (agar judul kolom tidak ikut teracak).
- Pada Sort by, pilih Branch. Biarkan Order: A to Z.
- Klik tombol Add Level (Tambah Tingkat).
- Pada baris kedua (“Then by”), pilih Sales. Ubah Order menjadi Largest to Smallest (Terbesar ke Terkecil).
- Klik OK.
🏁 Hasil Akhir
Setelah Anda klik OK, data kini rapi: Bandung di atas Jakarta, dan di dalam Bandung, Rina (18jt) berada di atas Siti (14jt).
️ Langkah 3: Mengurutkan Berdasarkan Warna & Urutan Kustom
Terkadang, Anda menandai sel dengan warna (misal: Merah untuk “Prioritas Tinggi”, Kuning untuk “Normal”). Excel bisa mengurutkan berdasarkan warna ini:
- Buka dialog Sort seperti Langkah 2.
- Pada Sort by, pilih kolom yang diwarnai.
- Pada Sort On (bukan “Order”), ubah dari “Cell Values” menjadi Cell Color (Warna Sel).
- Pilih warna yang ingin ditaruh di paling atas pada menu Order.
Urutan Kustom (Custom List)
Jika Anda punya kolom “Priority” dengan isi High, Normal, Low, mengurutkan A-Z akan membuat “High” berada di atas “Low” (karena H sebelum L) — tapi “Normal” akan berada di tengah, bukan di urutan yang Anda inginkan. Untuk memperbaikinya:
- Di dialog Sort, pada bagian Order, klik dropdown dan pilih Custom List…
- Ketik:
High, Normal, Low(pisahkan dengan koma), lalu klik Add dan OK. - Klik OK lagi untuk menutup dialog Sort.
💡 Logika di Balik Pengurutan
Logika di balik fitur ini sederhana: Excel secara default mengurutkan teks secara alfabetis (A-Z) dan angka secara matematis. Namun, ketika Anda menggunakan Custom Sort, Anda sedang memberi tahu Excel untuk tidak menggunakan logika default, melainkan mengikuti hierarki bisnis yang Anda definisikan sendiri. Ini adalah fondasi sebelum Anda menyentuh rumus kompleks.
🚀 Bonus: Cara Modern (Excel 365 / 2021)
Jika Anda menggunakan Excel versi terbaru, Anda tidak perlu lagi mengacak-acak data asli. Anda bisa menggunakan fungsi array dinamis SORT di sel kosong.
Misal, data asli ada di A2:D6. Untuk mengurutkan berdasarkan Branch (kolom 3) lalu Sales (kolom 4) secara menurun, ketik di sel G2:
=SORT(A2:D6, {3,4}, {1,-1})
Penjelasan Rumus: {3,4} berarti urutkan berdasarkan kolom ke-3 lalu kolom ke-4. {1,-1} berarti kolom ke-3 diurutkan menaik (1), kolom ke-4 menurun (-1). Data asli di kolom A-D tidak akan berubah.
🔀 Versi Google Sheets
;) dengan koma (,) pada rumus SORT — atau biarkan koma jika regional Anda sudah Inggris.
📢 Bagikan Materi Ini
Bantu teman kuliah, rekan kerja, atau sesama pebisnis menemukan peta jalan belajar yang tepat: