Project Management Sesi 07

07.1 Filosofi IPO dalam Manajemen Sumber Daya

Dalam manajemen proyek, sumber daya bukan sekadar daftar aset, melainkan entitas yang harus mengalir secara logis. Prinsip Input – Process – Output (IPO) membantu kita melihat bagaimana sumber daya diubah menjadi hasil kerja:

• Input: Segala sesuatu yang dibutuhkan untuk memulai proyek (6M). Tanpa input yang berkualitas, proses akan terhambat (Garbage In, Garbage Out).
• Process: Tahap di mana sumber daya dikelola, dialokasikan, dan dioptimalkan melalui jadwal yang telah kita buat di Sesi 04-06. Di sinilah terjadi Resource Leveling dan monitoring.
• Output: Hasil akhir berupa deliverables proyek yang memenuhi standar kualitas, waktu, dan biaya.

07.2 Bedah Input Melalui Kerangka 6M

Untuk memastikan “Input” kita lengkap, kita menggunakan klasifikasi 6M. Ini adalah jangkar kontrol agar tidak ada sumber daya yang terlewat saat penginputan di Microsoft Project:

• Man (Manusia): Aset paling kritis. Bukan hanya jumlah orang, tapi kompetensi dan ketersediaan waktu (availability). Di MS Project, ini masuk dalam Work Resource.
• Money (Uang/Modal): Anggaran yang tersedia. Manajemen uang memastikan proyek memiliki arus kas yang sehat untuk membayar biaya tetap maupun variabel.
• Material (Bahan Baku): Komponen fisik yang dikonsumsi selama proyek (misalnya: semen, kabel, atau lisensi software). Di MS Project, ini masuk dalam Material Resource.
• Machine (Mesin/Peralatan): Alat pendukung yang tidak habis pakai tetapi memiliki kapasitas terbatas (misalnya: server, alat berat, atau ruang rapat).
• Method (Metode): Prosedur, standar operasional (SOP), atau algoritma yang digunakan untuk bekerja. Inilah yang menentukan efisiensi “Process”.
• Market (Pasar/Stakeholder): Memahami kebutuhan pengguna akhir. Tanpa orientasi pasar yang jelas, proyek mungkin selesai tepat waktu tetapi tidak memberikan nilai (value).

07.3 Implementasi Teknis di Microsoft Project

Bagaimana menerjemahkan IPO dan 6M ini ke dalam software?

• Resource Sheet: Gunakan tampilan ini sebagai gudang 6M Anda. Masukkan nama personel (Man), peralatan (Machine), dan bahan baku (Material).
• Assign Resources: Hubungkan “Input” (Resource) ke dalam “Task” (Process). Di sinilah MS Project akan mulai menghitung biaya total proyek secara otomatis.
• Resource Overallocation: Perhatikan jika ada simbol “Orang Merah”. Itu tandanya Man atau Machine Anda bekerja melebihi kapasitas (misal: 1 orang ditugaskan 16 jam dalam sehari).

Filosofi Aurinoworks: “Jangan biarkan software mengatur manusia. Gunakan logika 6M untuk memastikan input Anda realistis sebelum Anda memaksa proses berjalan cepat.”

07.4 Menghindari Kebocoran Sumber Daya

Banyak proyek gagal karena ‘Man’ dan ‘Money’ habis sebelum ‘Output’ tercapai. Hal ini biasanya terjadi karena:

• Gagal mengidentifikasi Material yang dibutuhkan sejak awal (Input cacat).
• Method yang digunakan tidak efisien sehingga membuang waktu Man.
• Tidak mempertimbangkan Market sehingga hasil proyek harus direvisi berulang kali.

Output Sesi 07

• Daftar sumber daya (6M) teridentifikasi secara lengkap.
• Alokasi sumber daya pada setiap task dilakukan berdasarkan kapasitas nyata.
• Biaya proyek terhitung secara otomatis berdasarkan input yang diberikan.

Catatan: Manajemen sumber daya adalah tentang keseimbangan. Proyek yang sukses adalah proyek yang mampu mengubah input 6M seminimal mungkin menjadi output semaksimal mungkin.

Langkah 1: Membangun Gudang Sumber Daya (Input)

Jangan terburu-buru menugaskan orang di Gantt Chart. Kita harus membangun daftar inventaris sumber daya terlebih dahulu.

1. Masuk ke menu View -> Resource Sheet.
2. Input nama sumber daya (6M):
   • Work: Untuk Man (Manusia) dan Machine (Peralatan).
   • Material: Untuk bahan baku (Semen, Kabel, Lisensi).
   • Cost: Untuk pengeluaran satu kali (Tiket pesawat, Biaya pendaftaran).
3. Tentukan Standard Rate (Gaji/Sewa per jam) agar software bisa menghitung biaya secara otomatis.

Tips: Pastikan ‘Max Units’ sesuai dengan realitas. Jika orang tersebut hanya bekerja setengah hari untuk proyek Anda, set ke 50%.

Langkah 2: Alokasi Sumber Daya (Process)

Setelah daftar “Input” tersedia, saatnya menghubungkannya ke setiap pekerjaan (Process).

• Kembali ke tampilan Gantt Chart.
• Gunakan kolom Resource Names untuk memilih siapa mengerjakan apa.
• Perhatikan durasi tugas; MS Project akan mengalikan Duration x Units untuk mendapatkan total Work (Effort).

Langkah 3: Audit Kapasitas (Resource Overallocation)

Inilah momen kebenaran. Jika muncul ikon “Orang Merah” (Red Man) di kolom indikator, artinya terjadi konflik pada Input Anda.

• Ikon merah berarti sumber daya tersebut (Man/Machine) ditugaskan melebihi jam kerja yang tersedia dalam kalender.
• Solusi: Geser jadwal tugasnya, kurangi intensitas kerjanya (Units), atau tambah orang baru.

Filosofi: Ikon merah adalah peringatan nurani bahwa rencana Anda tidak manusiawi atau tidak realistis.