Scope Management & WBS (Work Breakdown Structure)
Mengelola proyek besar seperti membangun gedung atau mengembangkan software tanpa WBS adalah mustahil. WBS adalah proses memecah (dekomposisi) deliverables proyek menjadi komponen-komponen yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola.
Mengapa WBS Penting?
- Mencegah Scope Creep: Memastikan kita tidak mengerjakan hal di luar kesepakatan.
- Dasar Estimasi: Kita tidak bisa menaksir biaya gedung secara total, tapi kita bisa menaksir biaya pondasi, dinding, dan atap secara terpisah.
- Kejelasan Tanggung Jawab: Setiap “kotak” dalam WBS bisa ditunjuk penanggung jawabnya.
Praktik MS Project: Membuat Hierarki Tugas
Di MS Project, kita membangun WBS menggunakan kolom Task Name dengan teknik Indent.
- List All Tasks: Ketik semua aktivitas yang terlintas dalam pikiran (metode brainstorming).
- Grouping: Kelompokkan aktivitas yang serupa di bawah satu judul besar (Summary Task).
- Indent: Blokir sub-aktivitas, lalu klik tombol Indent (panah kanan) di tab Task. MS Project akan otomatis menjadikan tugas di atasnya menjadi tebal (Summary Task).
- WBS Code: Anda bisa memunculkan kolom “WBS” untuk melihat penomoran otomatis seperti 1, 1.1, 1.2, dst.
Membedah Hierarki: Summary Task vs Work Package
Dalam membangun WBS di Microsoft Project, kesalahan fatal pemula adalah memperlakukan semua baris secara setara. Anda harus tegas membedakan mana yang merupakan “kontainer” dan mana yang merupakan “pekerjaan riil”.
- Summary Task (The Container): Ini adalah fase besar yang otomatis menjadi Tebal (Bold) saat Anda melakukan Indent pada baris di bawahnya. Larangan Keras: Jangan pernah mengetik durasi, tanggal, atau biaya secara manual pada Summary Task. Biarkan ia menjadi agregator (penjumlah) otomatis dari data di bawahnya.
- Work Package (Sub-Task): Inilah unit terkecil tempat Anda benar-benar menginput durasi dan sumber daya. Jika sebuah pekerjaan masih terlalu besar untuk diestimasi, pecah lagi menjadi sub-task yang lebih detail.
Teknik Navigasi: Gunakan tombol Indent (Alt+Shift+Right) untuk menurunkan level task, dan Outdent (Alt+Shift+Left) untuk menaikkan level task jika terjadi kesalahan struktur.
Milestone: Jangkar Logika Tanpa Durasi
Proyek yang baik tidak hanya berisi daftar aktivitas, tapi juga titik-titik keberhasilan (deliverables). Di MS Project, kita menandai ini dengan Milestone.
- Caranya: Buat sebuah task baru (misal: “Pondasi Selesai”), lalu ketik angka 0 pada kolom Duration.
- Secara otomatis, simbol batang akan berubah menjadi Wajik Hitam (Diamond).
- Gunakan Milestone di akhir setiap Summary Task sebagai gerbang (gate) sebelum melangkah ke fase berikutnya.
Audit Mandiri via Network Diagram
Filosofi Forget the Box menuntut Anda untuk melihat logika di balik tabel. Setelah struktur WBS selesai diinput, berhentilah sejenak dari tampilan Gantt Chart.
Buka menu View > Network Diagram. Perhatikan apakah kotak-kotak pekerjaan Anda sudah membentuk pohon hierarki yang logis. Jika ada kotak yang “melayang” tanpa hubungan induk yang jelas, berarti dekomposisi Anda secara manajerial masih cacat. Perbaiki strukturnya di sini sebelum Anda berani memberikan estimasi waktu di sesi berikutnya.
Tips Aurinoworks: “Gunakan prinsip 1% Progress. Jangan terobsesi membuat ribuan baris task sekaligus. Mulailah dari deliverables utama, lalu pecah satu per satu secara manual agar kontrol tetap di tangan Anda.”